こちらでは、リモートワークを始めてから、急ごしらえで整えたリモートワーク仕様の作業方法を、どのように検証・改善したか。また、当初、リモートワーク対象外とした業務をどのように対象業務化していったかについて、触れさせて頂きます。
この作業も、先に結論を述べさせて頂くと、根気良く検証改善を重ねることと、発想の転換でなんとか出来るという事です。要は、諦めないですね。
リモートワーク対象業務の検証・改善
リモートワーク対象業務の生産性検証
コロナ禍におけるリモートワーク実施で一番気になったのが、リモートワーク用に見直したルールが機能し、生産性が確保されているかという事でした。そこで、「リモートワーク率」「稼働時間」「伝票作成枚数」の指標を個人別に作成・管理し、コロナ前・前年同期との比較を続けています。
その結果は、幸いな事に、全く生産性を低下させる事なく、業務遂行できている事が証明できました。
リモートワーク業務の検証結果に基づく改善
もう一つ気になった事が、急にリモートワークへシフトしたため、急ごしらえで整えたルールが上手く機能しているかの検証でした。ただ、これは、上記生産性の検証とも関連するのですが、担当者の皆さんの頑張りもあり、直ぐにリモートワークにも慣れていただき、大きな変更の必要もなく順調に今日に至っております。
リモートワーク対象外業務と整理した業務の再検討
銀行対応業務の見直し
① 郵便切手・収入印紙の扱い
コロナ前は、切手と印紙について、銀行で現金を引き出し、郵便局で切手と印紙を必要数購入するという流れで作業をしておりました。この作業を資金担当が行なっていたのですが、この作業をこのままにしておくと、この作業のためにその都度、出社する必要あるため、下記の通り見直しを図りました。
・郵便切手購入から郵便料金計器導入へ見直し
リモートワークを開始してから５ヶ月後の2020年8月に、郵便料金計器を導入し、スタンプ方式で郵便物を発送出来るように見直したため、資金担当が銀行から郵便局へという流れを解消させる事ができました。その代わり、部内で郵便当番を定め、月１〜2回の頻度で順番に出社し、郵便物の発送を行うルールへ変更しました。この結果、郵便切手が不要になり、大きな業務改善が図れました。
・収入印紙貼付から印紙税納付計器の導入へ
郵便料金計器同様、2020年8月に印紙税納付計器を導入し、契約書等へスタンプを押す事で代用できるようになり、これまた資金担当の銀行から郵便局へというお決まりコースを解消させる事ができました。その代わり、スタンプ作業は、週3回（月・水・金）、3課長が交代で出社し対応する事にし、印紙が無いから急に購入へという突発的作業から解消されました。今後は、更に進化させ「電子契約」の利用を促進させると、印紙税納付計器の利用も必要なくなると同時に印紙税が不要になるので、改善を図っているところです。
この機器類の導入及び運用ルールは、非常に資金担当の業務軽減に寄与できたと思っております。
② 納付書払いへの対応
コロナ前の出社前提時の納付書は、手数料も不要で非常に有難い仕組みであったのですが、リモートワークになった途端、その有り難みはアザとなり、リモートワークを妨げる仕組みとしか捉えられなくなりました。
そこで、まず導入にしたのが、納付書払いを全て口座振替へ変更させる事でした。これを徹底させる事により、納付書払いする為に銀行へ行くという作業を、無くす事ができました。
ただ、口座引落時に決算処理をする必要があるため、郵送されてくる口座引落通知を元に仕訳を投入する必要があり、この作業は、前述の郵便当番の人に届いた引落通知書をPDF化してもらい、それを決めたルールに基づき指定のフォルダーへ格納し、資金担当がそれを見て伝票を作成するというルールで解決させました。このルールにより、資金担当は、いつ届くかわからない納付書類の為に、毎日出社する必要がなくなり、リモートワークが出来るようになりました。
以上のように、工夫をすれば、従来不可能と思われていた作業も、リモートワークが可能になり、働き方に幅ができるものだと思えた次第です。
請求書発送業務の見直し
請求書の発行・発送業務も非常に厄介な出社対象業務で、リモートワーク対象外業務となっておりました。
そこで、導入した仕組みが下記の通りとなります。
① 請求書を郵送からメール・WEB掲載へ見直し
請求書を印刷し郵送していた代わりに、請求書をPDFファイルとしてシステムから取り出し、それをお客様へメール・WEB送付する方法に見直しました。この見直しにより、出社する必要がなくなると共に、紙の削減及び郵便料金の削減も実現できました。
なぜ、コロナ前から同様の扱いにしていなかったのかが、不思議でならない見直しでもありました。
課長打ち合わせを活用した意識合わせ（まとめ）
週一回の課長打ち合わせの場を利用し、新ルールの浸透状況確認及び課題の共有を行い、改善に努めていきました。
この作業、非常に大切で、必要な作業です。この作業により、管理者自身の理解度や担当業務把握状況が理解できるからです。
