今回は、リモートワークを始めて4年８ヶ月目で、やっと達成したフルリモートワーク化への道のりについて触れてみたいと思います。
フルリモートワークに出来なかった業務の見直し経緯
新型コロナウイルス対策として、リモートワークを開始したのですが、その頃は、出社して対応しないと出来ない下記の業務が残っていました。
銀行対応
納付書の支払いが銀行持ち込みになっていたため、リモートワーク開始時は、月最大６回（5/10/15/20/25/月末）出社し、納付書を銀行へ持参していました。
それを、下記の対応を行う事により、大半の出社対象業務をリモートワーク対象業務へ変更することができ、どうしても口座振替に出来ない納付書のみ銀行へ持ち込むため出社対象業務として残る事になりなりました。
銀行持込みから、口座振替へ
納付書払いをリモートワーク対象業務にする為に、最初に手を付けたのは、口座振替への変更でした。元々は、リモートワーク開始前に、支払漏れ防止策として、口座振替を取り入れていたのですが、その手続き後、新規発生分についての追加手続きを怠っていたようなので、それらの手続きを行い、出社回数を減らす工夫を行いました。
納付書類のPDF化
納付書払いも口座振替を行う場合も双方、支払処理投入が必要になります。その元となる納付書及び口座振替通知が、郵送で送られてくるため、それを当番制で出社している人がPDFに取り込み、そのPDF資料を元に、支払処理ができるよう工夫しました。
なお、こちらの納付書PDF化業務も、当初、私の部の郵便当番が行なっていたのですが、新型コロナウイルス感染症対策が５類へ移行された事に伴い、他部の社員の多数が出社となった事もあり、本来のフロント業務へ戻し、出社対象業務の軽減を図りました。
納付書支払いの支払日程を限定
次に行った行為が、納付書の支払日程の限定でした。従来、しっかりとした支払日程を決めずに作業を行なっていたので、月４回（５・１５・２５・末日）に限定しました。この事により、急な出社が解消され、計画的なリモートワーク作業が可能になりました。
納付書の銀行持込みを、東京事務所業務へ移管
最後に行った変更が、従来、自ら銀行へ持参していた支払方法を、東京事務所へ業務移管し、こちらから、納付書を送付する方法へ変更しました。
今は、私の部の担当者が支払日毎に納付書を取りまとめ東京事務所へ送付していますが、資金業務を東京事務所へ移管後は、各フロント担当から直接、東京事務所へ送付する方法に変更予定としています。これにより、資金担当が行っている業務全てが無くなる事になります。
郵便対応
リモートワークを開始した頃、郵便物の受取りと発送業務は、私の部が担当していました。その業務をどのように変えて行ったかを、下記に記載させていただきます。
郵便料金計器の購入
まず最初に手を付けた事は、従来、郵便切手を各券種揃え貼付し発送していた発送方法を、郵便料金計器を購入し、スタンプ押印方式に変更し発送する方法へ変更しました。
これにより、切手を券種別に購入保管する行為、使用分を券種別管理簿に記入し、在庫管理をする行為、発送郵便物の重さや大きさを測り、適切な料金を確定し切手を貼付し発送する業務の全てを郵便料金計器で行えるようになりました。結果、発送郵便物を郵便料金計器に通しポストへ投函するだけで、発送業務が終了する方法へ変更しました。
郵便物受取り業務の移管
私の部の他にあった２つのフロント業務を行う部が一つの部にまとまり、その部に総務業務を行う担当が新設された事により、私の部で行っていた郵便物の受取り業務を移管する事にしました。これにより、郵便物の受け取り業務が無くなりました。
収入印紙貼付対応
こちらの業務も、リモートワークが開始された頃、私の部が担当しており、郵便切手と同様、券種毎に必要予定数を購入し管理簿へ受入れ記帳を行い、貼付依頼があった都度、必要券種の収入印紙を貼付し、管理簿へ払い出し記帳していました。その業務をどのように変えて行ったかを記載させていただきます。
印紙税納付計器の購入
印紙税納付計器を購入する事により、収入印紙の貼付作業を、予め一定額を専用の納付書により納付後、その領収済通知書とカートリッジを所轄の税務署へ持参し、納付額をカートリッジへチャージし、そのチャージ額の範囲内で、収入印紙必要額のスタンプを押印する作業へ変更しました。これにより、券種毎の収入印紙を購入する必要も無くなり、管理簿の記帳も不要になりました。また、契約書の作成は、予め想定できるため、印紙税納付計器の使用日も週３回に限定し、その日に合わせてスタンプを押印するように作業をコントロールしました。
印紙税納付計器の使用を業務移管
こちらの業務も、郵便料金計器の使用と同様、フロント担当の部に新設された総務業務を行う担当へ業務移管する事により、私の部の業務では、無くなりました。
電話対応
電話対応は、職場に設置してあるビジネス電話にかかってくる電話を受ける業務になるのですが、この電話も、日々掛かってくるわけではなく、私の部の特定の担当へ特定の時期に掛かってくる電話を受ける業務になっていました。なので、他の出社対象業務の付随業務の位置付けが強く、最初は、私の部の担当者全員で当番制にして担当しており、出社頻度は、１ヶ月２回になっていました。
この当番制も、上記業務の見直しにより、残った出社対象業務の担当が限定されてきた事から、部全体での当番制を廃止し、各担当毎の当番制に変更し、今後の更なる業務見直しは、業務の該当担当へ任せる事に変更しました。
現時点の状況
見直しの結果、私の部の３担当のうち、フルリモートワークが可能になった担当が一つと、業務を予定どおり東京事務所へ集約すればフルリモートが可能になる担当が一つと、残念ながら、リモートワーク開始以降、余り業務の工夫をしてこなかったため、出社対象業務のほぼ全てが残ってしまった担当の三者三様の状態になりました。
何にしても、出社対象業務からリモートワーク化への変更努力を怠っていた課の業務の為に、他の課に所属する担当者の当番制を続けると、不公平感も出て士気にも影響する可能性があると判断し、この辺りで、今後の業務改善を各課へ任せ、出社頻度も各課毎にコントロールしてもらうように変更しました。
教訓（まとめ）
リモートワークを開始してからまもなく５年になろうとしているわけですが、その間、業務改善を継続して取り組んできた課と、余り業務改善に対し熱心でなかった課との間で、今回、大きな差が現れた結果となりました。
今回の出来事は、何事も、自分たちがどの様な働き方を目指しているのか、またそれを実現させるためには、何をすれば良いのかを、常に考え行動する事が大事であることを思い知らされた良い教訓になったと思います。これを糧に、試行錯誤を繰り返しながら行動を続けて行くと、更なる進化を遂げていけると気付かされた５年間となりました。
