今回は、私の組織が突然、存亡の機に直面した事案について、触れさせていただきます。
組織存亡の機の始まり及び推定原因
始まりは、唐突でした。年度初めに毎年実施される、今年度の事業計画説明時に、何故か私が所属する組織の話があり、ビックリしたのと同時に、丹精込めて作り上げ守ってきた自身の組織の最適な身の処し方と事実関係を調べ出した次第です。
私の組織の作業内容
私の組織は、本来ならフロント部門が契約を締結し、請求・支払処理を行うところなのですが、その受注業務の完了確認（請求行為）及び発注作業の完了確認以降（支払行為）のシステム投入処理を、フロント部門からの依頼に基づき実施する作業を行う部となっています。俗にいう、会社の経理業務を行う部門の仕事です。
なお、東京にも同様の組織があり、同様の仕事をしております。ただし、その守備範囲が一部異なり虫食い状態になっています。その事が、今回の組織存亡議論に影を落とした要因の一つと想像しています。
東京事務所の作業内容
私の組織と同様の組織が首都圏にもあり、規模も大きく人数も多くなっています。また、歴史も８ヶ月早く私の着任と同時に組織が出来がっていました。
ただ、守備範囲は、組織が出来上がった頃とほぼ変化がなく、全ての組織の支払・請求業務を行なっているとは言い難い状況になっています。要は、つまみ食い状態になっているってところが、大きな問題点だと認識しています。その状態が、今回の組織解体議論に大きく影響を与えた一つの原因だと私は想像しています。
基幹システムの更改
2023年4月より、期間システムが更改されました。そのシステムのメインメニューが、決裁行為から支払行為までが、シングルインプットで処理可能との機能でした。
ただ、この機能を使いこなすには、かなりのスキルが必要となり、ハードルが高かった為、殆ど使いこなせる人がおらず、東京事務所へ不満が溜まっていく原因にもなりました。理由は、決裁取得時に大半のデータを入力する必要があるのですが、そのデータを全て満足に入れられる人が、各部に存在せず、使用方法も満足に理解できていなかった事が原因として挙げられると想像しています。
しかし、このシステム導入の触れ込みがシングルインプットだっただけに、現実とのギャップが大きく戸惑ったのも事実だと想像しています。お互いの組織間で仕事を押し付け合い、不満がたまり爆発したって感じだったと想像します。
管理者の質の問題
この問題は、組織を預かる管理者の資質にも関係してくるのですが、このような事態が想定される事は、容易に想像出来たはずにも関わらず、一切、適切な手段を講じる事なく放置し、終始反対意見のみ言っていた体質に大きな問題があると思っています。
システムが変更されたという事は、仕事をする環境が変わったって事であり、当然、そのシステムを使用して作業をしている者たちにとっては、影響を受ける事になります。その事実に対する感覚が甘く、問題を放置し続けたことが、今回の問題に繋がった一番の原因と思っています。
現在の状況
これが、摩訶不思議で、年度当初のトップからの説明を聞き、危機感を覚え、身の処し方の最善策を考え、意思を伝え、実行に移そうとしていたところ、会社のトップと話を続ける内に、考え方が二転三転し、挙げ句の果てに組織存続に向けた方向に変わって来ました。私の部の管理者も、フリーズ状態になり、一体どうしたら良いのか状態に陥ってしまったので、当部の位置付けと意義についてまとめ、どうあるべきかを作業毎に整理し、結局、ほぼ全ての業務が集約業務に該当し、存続させた方が、会社にとってメリットが大きい事を、トップに説明し、一応の了解を得ている状況にあります。
ただ、まだまだ考えが甘い人が多いので、この先、どうなるかは、余談を許さない状況だと認識しています。
総括（まとめ）
以上の通り、自分の部や課のミッションを理解せず、発展もさせず、のうのうと過ごしていると、いつ何時危機が訪れるかわからないって事の良い教訓になった出来事だったと思います。
それをさせないためにも、部のトップと部の管理者は、しっかり危機感を持って行動しないとダメだと思い知らさせた次第です。
今回の出来事で、どれだけの人がその事に気づけ行動に移せるかが、今後の組織の安定に繋がるとも思っています。
