今回は、リモートワークとペーパーレス化の関係性について、触れさせて頂きます。
先に結論を述べさせて頂きますと、絶大な効果が期待できます。その理由について、下記に記載させて頂きます。
完全出社時代の状況
リモートワークを始める前の資料は、ワードやエクセルやパワーポイント等を使用して作成しているにも関わらず、その資料の説明や会議に使用する場合、当たり前のようにコピー機で必要な人数分をプリントアウトし、使用していました。
また、作業結果についても、当たり前のようにパソコン内の資料をコピー機から出力し、その資料にインデックスを付ける等し、キングファイルやファイリングボックスへ保存していました。
我々が担当している会計書類も、全て紙で出力し会計証拠書として他の資料と一緒に編綴保管していました。勿論、個々人も自分用の資料として、机の引き出しの中にたんまり保管していました。紙の資料を沢山持ってる事が、仕事をしている証のように・・・。それも、転勤の都度、その資料を持ち運んだり・・・。
その結果、書庫や机の引き出しは資料で溢れ、書類保管場所を沢山確保する必要がありました。今から考えると、なんでそんな無駄な事をしてたんだろう？。って不思議でなりません。
リモートワークを始めてからの状況
リモートワークを始めてからの作業方法は、今まで紙の資料を見ながら仕事をしていたスタイルを、全てディスプレイに映るファイル資料を見ながら作業を行うスタイルへ変更しました。
その結果、紙資料を持ち出せないというルールも、良い後押しになったと思うのですが、かなりスムーズに切替え出来たと思います。
今となっては、なぜ紙の資料で作業してたんだろうって気持ちの方が強くなっています。見たい場所を探し出すのもファイルの方が遥かに便利ですし、計算もファイルの方が早く正確にできます。資料間の確認もスムーズに出来ます。やはり、既成概念にとらわれず、色々試した上で選択するのが大事だと実感しました。
効 果
大幅なペーパーレス化
私の部では、リモートワークが始まって以降、コピー機の使用目的が一変し、従来の資料のコピーやプリントアウトから、郵送で届いた請求書等のPDF化がメインになり、コピー用紙の使用枚数が激減しました。私の場合なら、月に１〜３枚程度になっております。他のメンバーも同様で、ゼロ枚の人も多数います。
この変わりようって一体なに？。今まで、一体、何をしていたんだろう？。って、呆れる限りでした。
皆さんの職場で紙減らしを検討されているのなら、仕事のリモートワーク化と合わせて検討される事をお勧めします。必ず、劇的な効果が期待できます。
副次効果
リモートワーク化は、紙の劇的な削減も去ることながら、出社時代に常備し使用していたボールペン、シャープペンシル、マーカー、消しゴム、付箋紙、修正テープ、ホッチキス、スティックのり等、多くの文房具がほぼ不要になりました。この副次効果は、嬉しい誤算でした。
また、以前、資料で溢れていた机の上もスッキリです。
リモートワークとは、今までの概念を覆し、必要であったものが一瞬で不要になってしまう仕組みなんだと実感した瞬間でもありました。かなりの経費削減にも貢献できる仕組みです。
