私の職場では、新型コロナウイルス感染症対策としてリモートワークが開始された頃、スマホは貸与されず、一定期間経過後に、貸与される事となりました。
今回は、スマホ貸与前と貸与後の私の職場の状況について、触れていきたいと思います。
結論を先に述べさせて頂くと、スマホを貸与されると基本的には、便利になるという事に尽きると思っています。
スマホ貸与前の状況
こちらの状況は、リモートワークで仕事を行なっているにも関わらず、会社の電話が自宅に無いという、何とも奇妙な状態でした。この状態になっている時の対応方法は、たまたま、郵便当番を部内で回していたので、その当番に当たった人に電話当番もお願いしていました。その運用方法は、次のとおりです。
出社勤務時の対応
郵便当番で出社時に、ビジネスホンが設置されているフリーアドレス席に座り、外部からの電話に対する一次対応を行い、該当社員へチャットで連絡するという流れになります。
この方法は、お客様にも失礼ですし、受ける側も誰が担当者か不明な場合があるので、非常に厄介な状態です。この問題、実は、業務用スマホ貸与後も続いており、早急に手を打たねばならぬ課題となっております。
リモートワーク時の対応
会社に電話があった事を、出社している社員からのチャット連絡で受けた担当者は、個人所有のスマホで、お客様へ電話を入れるとという、世にも不思議な状態が暫く続いておりました。
この状態が解消されたのは、リモートワークが開始された後、２年半余り経過した2022年10月17日になってからでした。社員の皆様へは、大変ご不便とご負担をおかけした事を、申し訳なく思っております。
スマホ貸与後の状況
こちらの状況は、リモートワーク開始後、2年半後に実現した状況となります。何でここまで掛かったの？ってな感じですが、色々、課題が残ったままでのスマホ貸与となり、今だに、未解決課題が残っております。その辺りの状況を、下記に記載させて頂きます。
スマホ貸与のメリット面
スマホが貸与された事によるメリットは、下記のとおりです。
①職場に連絡があったお客さまへ、自宅から貸与スマホで連絡が出来るようになった
②社員間の連絡が、貸与スマホで可能になった。（電話及びチャットなど）
③離席中や移動中に、貸与スマホでもMS365アプリが使用できるようになった。
→この利用方法、外出時や離席時のチャット確認などが可能で、非常に便利です。
改善が必要なところ
現在、スマホ貸与後1年以上経過しているが、下記の不便さが残っています。
①会社の固定電話が残置されたままであるが、その電話を貸与スマホへ転送できない。
→スマホ貸与後も、電話当番として誰か一人が出社しておく必要あり
②スマホでの通話が、5分間のみの無料の料金体系になっている。
③パケット使用量が、１G前提の料金になっているので、外出時等のテザリング使用に不向き
上記、①〜③は、会社の固定電話との棲み分けが上手く整理されていない象徴と思えてなりません。
スマホ貸与のリスク面
こちらは、スマホ貸与時から感じていた事ですが、出社時など持ち歩く時の紛失リスクです。
こればかりは、認証強化等によるセキュリティ強化対策でカバーすべきと思うのですが、会社としては、首掛けストラップの取り付けなど、それでも紛失するでしょう？と思う対策を強化させるなど、ちょっと、あれれ・・・。的な、昭和の香りが漂ってくるのが残念です。ただ、無いより遥かにマシなのは事実なので、紛失しないよう心がけておくしか無いというのが現実です。
私の部では、１ヶ月の7割以上が在宅勤務となっているので、紛失リスク低減のため「原則、出社持は、貸与スマホを自宅に置いたままにしておく」よう依頼しております。
スマホ貸与後の固定電話の扱い
リモートワークをメインとしている者からすると、会社に設置されている固定電話は、不要としか思えないというのが正直な気持ちです。その電話がある為、誰か一人が張り付く必要があるからです。出社前提の頃の遺物のように思えてなりません。というのが、私が思う現在の固定電話に対する感想です。
まとめ
以上に記載させて頂いたように、リモートワークがメインになると、スマホ貸与は必須になります。
でも、固定電話とスマホの関係をしっかり整理した上で貸与しないと、どっち付かず状態になり、せっかくの必須アイテムが、無いより合った方がマシって思われるような中途半端なアイテムになってしまうという事実を忘れてはならないと思います。
いづれにもコストが掛かっている物だけに、しっかりとした考え方に基づく、貸与基準及び一方への統一化が重要です。ダブルスタンダードでやりくりするのは、内外ともに混乱を与えるだけだというのが、私の持論です。そう思うと、貸与が遅れた事といい、今の状態といい、非常に残念な状態だと思います。
このどっちつかずの状態が、今のリモートワークに対する認識なのかもしれません。
