こちらでは、リモートワークを始めるに際し、出社してた時のリアルなコミュニケーションから、リモートワーク仕様へどのように変えて運用していったかについて、触れさせて頂きます。
このルールを敷いた結果、リモートワークで問題視される事が多い、コミュニケーション問題は、一切気にならなくなりました。
職場メンバーとのコミュニケーション方法を整備する
コミュニケーションツールの選択
2020年３月9日からリモートワークを開始した時提供されていたコミュニケーションツールは、メール（Microsoft Outlook）とGoogleのMeetとハングアウトが選択可能でした。2022年4月からは、Microsoft365が導入されているので、会議とチャットは、Teamsに統一されています。
当時、私が思案したのは、会社なら誰が居るいないを即座に判別可能であるが、リモートワークになった途端、どのツールをどのように使用すれば、即座にコミュニケーション可能かって選択でした。
そこで、選択した方法が、複数のツールを利用する事にし、使用ツールの優先順位を連絡内容に基づき定める方法でした。例を挙げると、次のとおりです。
① 急ぎの連絡の場合
会社指定のチャットアプリにグループを作成し、必要の都度活用しています。
ただ、チャット未読者には、直接電話連絡を入れるようにしています。
② 通常連絡の場合
日常の業務連絡等に活用する手段として、Microsoft Teamsのチャットを利用する事に統一
③ 緊急連絡の場合
緊急連絡用の連絡ツールは、従来からの伝言ゲーム的な、緊急連絡網を利用した電話連絡が多いのかもしれないですが、私は、その方法は、以前から否定的でした。って言うのも、名前は緊急連絡網になっているのに、途中の人の不在等で詰まれば連絡が回らず、いつまでも前に進みません。なので、コロナ前は、私が私用スマホのアドレスへ一斉メールで要件を送信していました。
でも、この方法も既読になったかが不明であり、返信を待って要件が伝わったかどうかを確認するしか方法がなかったため、新型コロナウイルス感染症を契機に、会社指定のチャットアプリにグループ登録して利用しています。いずれにしても、緊急連絡は、休日や勤務時間外もあるため、いつも携帯している可能性が高い私用スマホにアプリをインストールしてもらい、連絡を送受する方法を活用しています。
コミュニケーション方法の整備運用
コミュニケーションツールの活用方法は、項目毎に下記の通りです。
① 急ぎの連絡の場合
各担当の課長が、自身の配下の担当者の連絡先（電話番号、メールアドレス）を把握し、私は部全体の社員（派遣社員含む）の連絡先を把握し、活用しております。
② 通常連絡の場合
・日常の業務連絡場所の整備
→Microsoft Teamsに、部全体のグループと担当グールプを作成
→部全体への連絡事項は、部のチャットグループへ内容を送信
→担当内の連絡事項は、担当グループへ内容を送信（朝の挨拶、始業開始連絡、終業連絡）
→Microsoft Teamsを利用
→週一回、部のWeb会議を開催し、部内周知事項、共有事項を周知
→毎日定時に、担当内の作業ミーティングを実施
※勤務期間中のTeams表示は、恣意的にオフライン・取り込み中などの表記は不可にしています。
③ 緊急連絡の場合
・平日の連絡
会社指定のチャットアプリと平日業務で使用しているチャットアプリ（Teams）双方を利用
・休日及び平日の時間外
会社指定のチャットアプリを利用し、緊急連絡を一斉送信
リモートワーク下でのコミュニケーションの感想（まとめ）
私の場合、巷の記事等で良く言われている「コミュニケーションが取りにくい問題」は、ツールの整備や運用ルールを明確に定める事により、出社時と比較し取りづらくなった感覚はありません。その上で、全般的に感じたことを下記に記載します。
・コミュニケーション問題には個人差があると思われる
→ITリテラシーがある人は、リモートワーク下でもコミュニケーション問題の克服が容易
→思考方法が出社時のままの人は、孤立感を感じやすい傾向あり
→業務スキルが不足気味の人は、リモートワーク自体が難しく、結果、コミュニケーション不足になりがち
よって、リモートワークをスムーズに行う場合は、人の資質により向き不向きがあると思われます。会社は、その事を前提に、リモートワークの実施を考えるのが望ましいと思われます。
