勤務実態・作業を可視化できる仕組みの構築
リモートワークを始めるに際し、出社勤務との一番の違いは、社員が自宅で何をしているのかわからなくなるという現実です。
そこで、私は、何が知る必要があり、何が知る必要がないのかを、決めておく事が大事だと考えました。
その対策を講じた結果、勤務実態や作業の可視化が可能になり、不自由を感じ事のないリモートワークが可能になりました。その方法は、下記の通りです。
勤務実態（予定含む）の可視化
私の職場では、エクセルで勤務予定表を、縦軸に担当単位に社員を並べ、横軸に日付を並べた表を作成し、そこに出社・在宅・休暇の識別を1ヶ月分入力し、共有フォルダーに保存し共有するようにしています。
また、Microsoft Outlookのカレンダーにも、同様の表記を１ヶ月分入力するルールにしています。
目的は、部内で各社員の勤務実態（予定含む）が共有でき、作業中の相談連絡等の可否を判断出来るようにするためです。このルール、リモートワークを行う上で、非常に大事で有効なものとなっています。
| 区 分 | 1月1日 | 1月2日 | 1月3日 | 1月4日 | 1月5日 | 1月8日 | 1月9日 | 〜 | 1月31日 |
| 月 | 火 | 水 | 木 | 金 | 月 | 火 | 金 | ||
| ○○ ○○ | 出社 | 在宅 | 在宅 | 在宅 | 在宅 | 在宅 | 在宅 | 〜 | 在宅 |
| △△ ○○ | 在宅 | 出社 | 在宅 | 在宅 | 在宅 | 在宅 | 在宅 | 〜 | 在宅 |
| □□ ○○ | 在宅 | 在宅 | 出社 | 在宅 | 在宅 | 出社 | 在宅 | 〜 | 在宅 |
| ○○ △△ | 休暇 | 在宅 | 在宅 | 出社 | 在宅 | 在宅 | 出社 | 〜 | 在宅 |
| ○○ □□ | 在宅 | 在宅 | 在宅 | 在宅 | 出社 | 在宅 | 在宅 | 〜 | 出社 |
作業実態の可視化
リモートワークの場合、出社時のように目の前で担当者の作業を把握する事が不可能であるため、作業中の状態は担当者に任せるとして、フロントからの処理依頼一覧表で、誰がどの依頼内容を作業中で、その作業が完了したか否かを把握できるよう、作業進捗状況を可視化しています。
この仕組みにより、担当者間の作業の偏りが把握是正できると同時に、担当者の作業結果もリアルタイムで確認できるようになりました。
要は、この可視化の仕組みにより、マネージャーは、担当者の作業をリモートワーク下で把握できるという事になりました。この可視化の仕組みも、リモートワークを行う上で、非常に重要かつ不可欠な仕組みと捉えております。
まとめ
上記の通り、リモートワークかでは、社員が自宅で何をしてるかわからないという話を、よく耳にしますが、それも、必要なものと必要でないものを選別し、必要なものの可視化方法を考え実行する事により、解決する問題だと実感しました。約４年間、この方法でリモートワークを実施していますが、私の部の場合、不自由なく業務を継続できております。
