今回は、リモートワーク時のコミュニケーション方法として必要不可欠なWeb会議・チャットツールの運用方法について、ふれさせて頂きます。
先に結論を述べさせて頂くと、リモートワークは可視化が最重要との考えで、恣意的に在席離席表示を変更させないルールにしました。また、Web会議アプリ使用スキルも日々の打ち合わせ時に利用する事により、スキルアップが図れるよう心がけました。詳細は、下記の通りです。
チャット画面からの通話ルール
私の会社では、Microsoft365を契約していることから、Web会議ツールは、Microsoft Teamsを使用しております。関係者間の一次コミュニケーション方法は、チャットを活用していますが、チャットにも限界があり、音声通話や映像を交えたやり取りが必要な場合は、Teams通話に切り替えて運用しています。
ただ、いきなりTems通話で呼び出されても、相手も戸惑うと想定されるので、まずは、チャットで「Teams通話可能ですか」と声かけ、相手が「はい」と応答後に、通話へ切替えるルールにしています。
その場合、チャットや通話が可能か否かを識別できる仕組みが必要となるので、通常勤務時は、恣意的に「取り込み中」や「オフライン」などの居留守表示は厳禁にしています。この行為、何故か、出社・在宅を問わず、恣意的に居留守表示にしている人がおられるようで、大変失礼な行為だと思います。出社していた頃に置き換えると、一人席を外し、別室に閉じこもっている状態と同じです。普通、許されない行為です。それが、リモートワークになると許されるとなると、由々しき問題です。
Web会議のルール
Web会議を利用する場合は、資料投影による説明も必要になるため、その方法を習得しておく必要があります。その為、資料投影方法を日々の担当打合せ時に、個々人が実践し習得することにより、対応してもらうことにしました。
① 会議予定から参加するルール
・基本、会議開始時間前に参加する
・ながら参加、厳禁
・会議中の音声が外に漏れる事を防止するため、出社時イヤホンマイクの使用義務化
② 課題
・顔出し参加の必要可否
将来的に、顔出し参加を基本にする必要があると思っています。
それは、参加者に対する印象にも影響しますし、ながら参加の防止にもなると考えています
・Web会議ツール使用スキル向上
これは、リモートワークを実施する上で、必須条件になります
まとめ
Web会議ツールの利用についても、やはり、出社・リモートワーク問わず、ITスキルは必須であり、不安な方は、習得を心がける必要があります。でないと、リモートワーク下では、自宅待機状態になってしまうからです。
